Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Eläinhoitola Kotikolon henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.05.2018. Viimeisin muutos 24.05.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Highintensity’s Kennel / Eläinhoitola Kotikolo
Vakintie 13, 32730 Sastamala
elainhoitolakotikolo@gmail.com
050 598 4435
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Jere Pitkänen, Yrittäjä
elainhoitolakotikolo@gmail.com
050 598 4435
3. Rekisterin nimi
Yrityksen asiakasrekisteri ja varausjärjestelmä
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön kanssa tehty sopimus lemmikkieläimen hoidosta, sekä hänen tekemänsä varaus eläinhoitolaan.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on lemmikkieläimen hoidon ja mahdollisten ongelmatilanteiden hoidon kannalta oleellisten eläimen omistajan/haltijan tietojen tallennus. Näiden tietojen avulla ongelmatilanteissa saadaan eläimen omistajaan/haltijaan yhteys ja eläin on mahdollista yksilöidä ja toimittaa oikealle omistajalle/haltijalle.
5. Rekisterin tietosisältö
Säilytettäviin sopimuksiin lemmikkieläimen hoidosta kirjataan henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), vara yhteyshenkilön yhteystiedot, hoitoon tuotavan eläimen tiedot, eläimen hoito aika hoitolassa, sekä sopimuksen mukaisen hoito palvelun hinta. Varaus järjestelmään tallennetaan varauksen teko hetkellä eläimen nimi, omistajan nimi ja omistajan puhelinnumero. Tietoja ei tallenneta erilliseen rekisteriin, mutta hoitosopimukset säilytetään mahdollisten ongelma tilanteiden varalta kolmen vuoden (3v) ajan. Hoitolan varaus järjestelmään kirjatut omistajan yhteystiedot poistetaan, kun lemmikkieläin on haettu pois hoidosta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. Facebookin yksityisviestein, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta yrityksen henkilökunnan ulkopuolisten tahojen tietoon.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja eläimen hoitojakson jälkeen sopimukset henkilötietoineen talletetaan lukolliseen arkistoon. Tietoja ei tuoda muiden kuin yrityksen henkilökunnan tietoon eikä niitä tallenneta mihinkään digitaalisiin järjestelmiin.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle sähköpostilla tai kirje postilla. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle sähköpostitse tai kirje postitse. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).